FAQ

Over anonimiseren

Welke gegevens worden geanonimiseerd?

In documenten lakt Anonimizer standaard de volgende gegevens uit:

  • Eigennamen
  • Adressen
  • Postcodes
  • Burgerservicenummers (BSN)
  • BTW-nummers
  • Telefoonnummers
  • E-mailadressen
  • Bankrekeningnummers (IBAN)
  • Handtekeningen

Op foto’s verwijdert Anonimizer de volgende gegevens door de pixels te ‘blurren’:

  • Personen
  • Kentekens van voertuigen (of desgewenst hele voertuigen)

Kun je een geanonimiseerd document ook weer terughalen naar het origineel?

Nee. Anonimiseren is onomkeerbaar. Wat gelakt is, is echt onzichtbaar gemaakt. Er blijft geen verborgen tekst in het document achter. Dit geldt ook voor foto’s. Het blurren kan niet worden teruggedraaid. Overigens blijft uw originele bestand gewoon bestaan. Anonimizer maakt een geanonimiseerde kopie voor u.

Over bestanden uploaden en downloaden

Hoe upload ik te anonimiseren bestanden naar Anonimizer?

In de omkaderde gedeelten linksboven in het scherm kunt u bestanden uploaden. Er zijn kaders voor verschillende verwerkingen. Standaard is er een kader voor Documenten (pdf) en een kader voor Foto’s (jpg, png, tiff). Sleep de bestanden van uw computer naar het gewenste kader. Het bestand zal dan uploaden naar Anonimizer. U kunt ook in het kader klikken. Er opent dan een pop-up van waaruit u uw bestanden kunt selecteren. Als een bestand door Anonimizer ontvangen is, ziet u het staan in de lijst staan onder 'Bestanden'.

Hoe download ik geanonimiseerde bestanden van Anonimizer?

Wanneer uw bestand is verwerkt, kunt u het downloaden uit Anonimizer. In de lijst met bestanden ziet u een download-symbool staan links van uw bestand. Als u hierop klikt wordt het bestand gedownload naar de standaard download-folder op uw computer. U hoeft overigens niet in Anonimizer te wachten tot uw bestand klaar is. Als het bestand is verwerkt, dan ontvangt u een mailtje. Hierin staat een link waarmee u het bestand direct kunt downloaden.

Hoe kan ik meerdere bestanden tegelijk downloaden?

Om te beginnen selecteert u alle bestanden die u wilt downloaden. U doet dit door de checkbox (die links van elk bestand staat) aan te vinken. Wilt u alle bestanden in een keer aanvinken? Kies dan de checkbox die onder het woord ‘Bestanden’ staat. Voor het downloaden heeft u nu drie mogelijkheden:

  1. Wilt u alle bestanden los van elkaar downloaden? Kies dan de knop ‘Downloaden’.
  2. Wilt u documenten samenvoegen in één pdf-bestand? Kies dan de knop ‘Samenvoegen’. Alle documenten worden samengevoegd in één pdf-bestand en gedownload. Let op: dit werkt alleen voor documenten en niet voor foto’s.
  3. Wilt u bestanden samenvoegen in een zip-bestand? Kies dan de knop ‘Zipfile’.

Hoe worden bestanden verwijderd?

Nadat u de geanonimiseerde bestanden het gedownload, kunt u deze zelf verwijderen. Selecteer alle bestanden in de lijst die u wilt verwijderen door de checkbox van ieder bestand aan te vinken. Wilt u alle bestanden in een keer aanvinken? Kies dan de checkbox die onder het woord ‘Bestanden’ staat.
Druk na het selecteren op de knop Verwijderen en alle geselecteerde bestanden worden uit Anonimizer verwijderd. Indien u de verwerkte bestanden niet zelf verwijderd, zal Anonimizer dit na verloop van tijd zelf doen. De standaardperiode hiervoor is twee weken na verwerking.

Omgaan met uitzonderingen

Hoe kan ik ervoor zorgen dat bepaalde gegevens ALTIJD geanonimiseerd worden?

Stel u heeft heeft een term waarvan u wilt dat deze wordt weggehaald, ondanks dat het geen AVG-gevoelig iets is. Als u wilt dat deze term altijd geanonimiseerd wordt, dan kunt u dit vastleggen in de lijst 'Altijd weglakken'. In de 'Altijd weglakken' lijst kunt u specifieke gegevens opgeven die altijd moeten worden verwijderd.
In het kader rechtsboven vindt u de instellingen. Klik op de button 'Aanpassen'. Er wordt een pop-up venster geopend met instellingen. Hier ziet u twee mogelijkheden: 1. Altijd weglakken en 2. Altijd laten staan.

U kiest optie 1. Altijd weglakken. Iedere term die weggelakt moet worden, zet u op een nieuwe regel. Let op, de woorden zijn hoofdlettergevoelig.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat bepaalde gegevens NOOIT geanonimiseerd worden?

Stel u heeft heeft een algemeen bezoekadres dat voorkomt op uw correspondentie. Als u wilt dat dit adres altijd gewoon blijft staan, dan kunt u dit adres vastleggen in de lijst 'Altijd laten staan'. In de 'Altijd laten staan' lijst kunt u specifieke gegevens opgeven die nooit moeten worden weggelakt en gewoon mogen blijven staan.
In het kader rechtsboven vindt u de instellingen. Klik op de button 'Aanpassen'. Er wordt een pop-up venster geopend met instellingen. Hier ziet u twee mogelijkheden: 1. Altijd weglakken en 2. Nooit weglakken.

U kiest optie 2. Nooit weglakken. U geeft bijvoorbeeld het adres 'Markt 1' op, dan blijft overal in een document 'Markt 1' staan. Andere adressen zoals 'Markt 10' worden wel geanonimiseerd. Iedere term die moet blijven staan, zet u op een nieuwe regel. Let op, de woorden zijn hoofdlettergevoelig.

Welke andere mogelijkheden zijn om uitzonderingen af te handelen?

Behalve de lijsten ‘Altijd weglakken’ en ‘Altijd laten staan’, bieden we speciale modules die op een slimme manier met uitzonderingen kunnen omgaan. Zo is er een module die, in documenten over onroerend goed, onderscheid kan maken tussen het adres van het relevant object en de overige adressen. Heeft u een uitzondering die lastig met de lijsten ‘Altijd weglakken’ en ‘Altijd laten staan’ is af te handelen? Neem dan contact op met ons support team.

Er lijkt iets mis te gaan. Wat nu?

Mijn bestand wordt niet direct geanonimiseerd. Wat is er mis?

Na het uploaden verschijnt uw bestand in de lijst van bestanden. Als de status van het bestand op ‘ontvangen’ blijft staan in plaats van dat er ‘gestart’ staat, dan betekent dit niet dat er iets mis is. Er staan nog andere bestanden in de wachtrij en uw bestand is gewoon nog niet aan de beurt. U kunt dit zien rechts bovenaan de lijst met bestanden. Hier staat hoeveel bestanden er in de wachtrij staan. Dit zijn niet alleen uw bestanden, maar ook die van collega’s in uw organisatie.

Er is een document niet geanonimiseerd. Wat is er mis?

Wij streven ernaar alle typen bestanden succesvol te verwerken en te anonimiseren. Toch kan er natuurlijk iets misgaan. Als Anonimizer het bestand niet heeft kunnen verwerken, dan krijgt u hier een melding van in de bestandenlijst.

Hoe kan ik feedback geven op het anonimiseren?

Aan de rechterzijde van de lijst met bestanden ziet u drie iconen: een duimpje omhoog, een duimpje naar beneden en een tekstwolkje. Deze knoppen kunt u gebruiken om het ontwikkelteam van Anonimizer op de hoogte te stellen van uw bevindingen.
Het duimpje omhoog betekent dat het document gepubliceerd kan worden. Er zijn geen persoonsgegevens in het document achtergebleven.

Het duimpje naar beneden betekent dat het document niet gepubliceerd kan worden. In dit geval vragen we u om ons te vertellen wat de reden is. Dit kunt u doen door op het tekstwolkje te klikken. Via deze knop kunt u rechtstreeks feedback verzenden aan het ontwikkelteam.

Over accounts, organisatie etc.

Wie is binnen mijn organisatie de contactpersoon voor Anonimizer?

Klik op het pijltje naast uw gebruikersnaam rechtsboven in het scherm. In het menu kiest u voor 'Mijn organisatie'. Hier vindt u de contactpersoon.

Waar kan ik zien hoeveel ik geanonimiseerd heb?

Klik op het pijltje naast uw gebruikersnaam rechtsboven in het scherm. In het menu kiest u voor 'Mijn gegevens'. Hier vindt u een overzicht waarin ook het aantal pagina's staat dat u heeft verwerkt. U ziet hier het totaal aantal pagina’s en het aantal pagina’s van de lopende maand.